Gemeente Wuustwezel

Binnen de gemeente Wuustwezel worden wij, net zoals alle gemeenten en steden in Vlaanderen, gestimuleerd om de beschikbare financiële middelen zo goed mogelijk in te zetten en te optimaliseren. Het bewaken van de cashflow is hierbij een belangrijk onderdeel waarvoor wij al langer op zoek waren naar een debiteurenbeheer software om ook de openstaande invorderingen en facturen zo goed mogelijk te kunnen invorderen. Vanuit de bestaande softwarepakketten zijn er nog te veel manuele handelingen nodig en verloopt het proces niet op een efficiënte manier.

Na een vergelijkend onderzoek tussen de verschillende opties in de markt, zijn wij een samenwerking aangegaan met CollectOnline uit Herentals voor hun debiteurenbeheer oplossing.

Voor ons waren de belangrijkste punten om

•  een goede connectie te hebben met onze Mercurius software,
•  het automatiseren van de meeste manuele handelingen en
•  een duidelijke rapportering.

Ook is de goede doorstroming en transparantie naar de deurwaarder een meerwaarde.

Dit laatste neemt al veel werk uit handen voor ons. Door het grote netwerk van CollectOnline met deurwaarders en incassobureaus kan ik alles digitaal verwerken en afwerken. Van het voorleggen op het college, het doorsturen naar de deurwaarder, het ondertekenen naar een dwangbevel tot de betaling van het dossier.

De medewerkers van onze debiteurenafdeling werken inmiddels zes maanden met de software en zijn erg tevreden. Bijvoorbeeld het overzicht per dienst is al een winst op zich. Voorheen was ik lang bezig om alle documentatie op te maken om een bericht naar een inwoner te kunnen versturen. Nu maak ik met een paar klikken een betalingsregeling of een betaalbelofte met een debiteur, stuur automatisch een bevestiging naar de debiteur en volg hem automatisch op. Als ik een handmatige mail wil versturen, doe ik dit ook via het platform en is dit nu maar 10 seconden werk.

Er zijn nog wel een paar kleine puntjes die wij graag willen aangepast zien binnen de software, deze geven wij meteen door aan CollectOnline en zij denken direct met ons mee. Vaak is het binnen één maand al geïmplementeerd, wat een behoorlijke meerwaarde is gebleken.

Wij zijn initieel begonnen met de gemeentelijke vorderingen en nu werken we samen aan de OCMW-vorderingen. CollectOnline werkt dit op maat uit en op het ritme van onze gemeente. Het is een behoorlijke meerwaarde gebleken en ondervinden een erg fijne samenwerking die ik zeker aan andere organisaties kan aanbevelen.